Путь развития ассистента: от дебюта до бенефиса

Чтоб расти и примером вести,
Ревизию навыков не пропусти.
Критерий задай и оценки проставь.
И пред собою совсем не лукавь.

Выбрать умения, что крайне ценны
Эксперта скорей помочь попроси.
Продумай маршрут и задай остановки
Чтоб не запариться на тренировке.

Изучай постепенно и не спеши
Усердно трудись и темп удержи.
Результат не заставить себя долго ждать
Сможешь яркой звездой очень скоро сиять.

Сложно с ходу определить аспекты мастерства, недостающие для качественного скачка вперёд. Так и бредём по протоптанным дорожкам в сберегающем режиме. А стоит только остановиться и задуматься – намечается тропинка карьерного развития, за горизонтом маячит желанный прорыв.

Но что делать тому, кто 15 лет был в отпуске по собственному желанию? Когда опыт работы мал, на помощь спешит коллективный разум. Командой провели исследование специальностей: сопоставили требования профессий и перечень навыков Школы траблшутеров (ШТ).

Появились варианты, предложения и советы коллег. Стоит поучаствовать в обсуждении, провести небольшое исследование, предпринять простые действия, как появляется мощный импульс для более глубоких и крутых задумок, озарений и поступков. В этом и есть сила команды.

Решили, что буду, как в школе исследовать тему «Кем хочу стать, когда вырасту?» Выбор пал на профессию ассистента директора. Мини-исследование проведено под чутким взглядом лидера проекта, с советами Даниила Шмитта, помощью Николая Мурашова и при поддержке Гугла.

Ниже рассмотрим три направления, поочерёдно исследуемые группой. Присмотревшись, обнаружите общие умения. Они же первоочередные для изучения. В третьем варианте – максимально приближенные к требованиям работодателей – взяты с рынка.

Путь № 1 «Ключевые умения»

Выписали 323 навыка ШТ: для будущего анализа и других специальностей. Пробежались по списку, чтобы отмести нерелевантные для ассистента умения. Проставили оценки оставшимся. Придумали группы критериев: общие, пороговые, профессиональные.

Спланировали путь от интервью до повышения должности/дохода. Под общими предположили те, что нужны для всех специальностей. Таких навыков получилось пять: Собеседование, Резюме, Переговоры, Память, Личная эффективность. Первые два, полагаем, объяснять не требуется.

Переговоры – нужны не только в работе, но и в жизни: постоянно приходится с кем-то договариваться. Не умеющие получить желаемое, довольствуются малым. Память – пригодится в деятельности, общении, быту. Умение мотать на ус сопроводит от собеседования к повышению.

Личная эффективность – организует время личное и рабочее. На занятиях изучаем множество полезных инструментов и лайфхаков, помогающих навести порядок в календаре и делах. Неспособным управлять своим расписанием не поручают важных дел, повышений не дают.

Умения, освоение которых поможет удовлетворить минимальные требования работодателя: Microsoft Excel и Word, Кайдзен, Копирайтинг, Стиль, Выступление, Коммуникации, Совещание, Стенография, Слепая печать, Программы, Документооборот, Делопроизводство.

Конечно, требования различаются в зависимости от нанимателя, – привели широкий перечень. Все навыки, за исключением последних четырёх, получили минимальный балл – для прохождения отбора не требуется высокого уровня владения. Максимальная отметка – у документооборота.

Чуть ниже – делопроизводство, далее идут программы и слепая печать. Общая и пороговая группа займут 324 часа занятий в ШТ. Некоторые умения можно освоить самостоятельно, что-то, так или иначе, приобрелось с опытом: релевантность полезно проверить на публикуемых кейсах.

Для себя решили, что половина навыков находится на должном уровне, другая – требует освоения своими силами или на занятиях. В неделю на учёбу отвели 6,5 часов: 3 часа занятий, 1,5 часа для самостоятельного изучения теории и 2 часа на практику и домашние задания.

Продолжив калькуляцию, получили пять с половиной месяцев кропотливой работы, из которых 72 часа уйдут на 48 занятий Школы. Поначалу сумма испугала, но сделав расчёты, выяснили, что усилия окупятся за 8 месяцев работы. Перешли к навыкам, отличающих лучших исполнителей.

К списку добавились: Microsoft Visio, Гостеприимство, Комплимент, Безопасность, Нетворкинг, Эмоциональный интеллект, Карьера и Скорочтение. Среди умений ключевых не нашлось – все получили одинаковый вес. Полное освоение перечисленного потребует 84 занятия.

Путь № 2 «Стандарт»

Перешли к тяжелой артиллерии: взяли профессиональный стандарт для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Рассмотрели описанные трудовые функции, необходимые навыки и знания.

В документе описаны четыре ступени профессионального роста: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя, помощник руководителя. Каждый уровень включает обязанности предыдущего и добавляет дополнительные.

Сопоставили официальный документ и навыки ШТ – получили 38 умений, разделённых на четыре уровня продвижения по карьерной лестнице:

1. Секретарь-администратор (12): MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS Power Point, Переговоры, Слепая печать, Копирайтинг, Windows + tools, Программы, Управление конфликтами, Деловой этикет, Корпоративная культура, Клиентоориентированность.
2. Делопроизводитель (+2): Делопроизводство и Документооборот.
3. Секретарь руководителя (+12): Личная эффективность, Информационная безопасность, Команда, Менеджмент, Скорочтение, Психология, Гостеприимство, Основы права, Архив, Память, Презентация.
4. Помощник руководителя (+12): Логика, Аргументация, Выступления, Протоколирование, Стенография, Пресс-релиз, Принятие решений, Компетенции, Лидерство, Кайдзен, Фотография.

Подобные нормы разрабатываются для широкого перечня организаций: не учитывают специфику компаний, перечень обязанностей, спектр используемого инструментария. Поэтому получили слишком обширную выборку умений, на усвоение которых уйдёт «вечность».

Путь №3 «Сайты для поиска работы»

Изучили 50 объявлений работодателей по запросу «ассистент директора» для города с населением более 11 млн человек. И полсотни публикаций для небольшого городка с населением в 12 раз меньше. В таблицу внесли требования, необходимые навыки и обязанности.

Получили разношёрстные пожелания к соискателям. Местами зарплата различалась в пять раз. Работодатели старались выделиться креативностью описания функций, длиной списка обязанностей и разнообразием названия позиции.

Творческие порывы сочинителей объявлений привели к единому виду. Удалили повторения и пункты: честность, ответственность, желание учиться и развиваться, активность и похожие.

Маленький город отличается меньшей креативностью, небольшим списком требований и малым разнообразием названия должности. Различие предлагаемой оплаты не превышало двух раз. Большая часть искали секретарей-администраторов и делопроизводителей, в то время как в Большом городе преобладали запросы на секретаря или помощника руководителя.

Более чем в 50% объявлений Большого города упоминаются:

• Организаторские навыки: проведение мероприятий, администрирование, выполнение поручений.
• MS Office: Word, Excel, Outlook, Power Point.
• Сбор и анализ информации: Скорочтение, Аналитика.
• Грамотная устная и письменная речь, деловая переписка – Переговоры, Выступление, Копирайтинг.
• Google-календарь и планирование: Личная эффективность.

Менее значимые:

• Коммуникабельность: Коммуникации, Нетворкинг, Гостеприимство.
• Контролировать выполнения: Кайдзен, Менеджмент.
• Протоколирование: Совещание, Стенография.
• Английский язык: Языковой Полиглотизм.
• Google Docs, Документооборот.
• Деловое общение: Этикет.
• Работа в группе: Команда.
• Презентация.
• CRM.

Реже встречались:

• Подбор персонала.
• Делопроизводство.
• Работа с оргтехникой.
• Стрессоустойчивость.
• Управление проектами.
• Быстрая обучаемость: Обучение.
• Презентабельный внешний вид: Стиль.
• Продвинутый пользователь ПК: Программы, Windows + tools.

В Маленьком городке предпочитают:

• Планирование: Личная эффективность.

• MS Office: Word, Excel, Outlook, Power Point.
• Коммуникабельность: Коммуникации, Нетворкинг.
• Продвинутый пользователь ПК: Программы, Windows + tools

Реже, но всё же часто ищут:

• CRM: 1С и другие.
• Работа в команде.
• Делопроизводство.
• Работа с оргтехникой.
• Организаторские способности.
• Английский язык: Языковой полиглотизм.
• Грамотная устная и письменная речь, деловая переписка.

Иногда указывают:

• Продажи.
• Способность к обучаемости.
• Google Docs, Документооборот.
• Презентабельный внешний вид: Стиль.

Выводы по исследованию

Из-за расхождения требований карьерный план лучше строить на данных рекрутинговых сайтов тех городов, в которых хотите работать. Исследуя вакансии работодателей, сохраняйте креативность, учитывайте нюансы и субъективность запросов:

• Искатели не всегда точно и умело описывают требования и навыки. Больше внимание уделите перечню обязанностей.
• Маленькая зарплата не равна низким требованиям: в небольших компаниях спрос не меньше. Возможность набраться опыта и построить трамплин для будущей траектории.
• Переводите размытость описания к понятным умениям. У работодателей нет единого словаря: под многозадачностью имеется ввиду и умение планировать, и расставлять приоритеты, и стрессоустойчивость. Под ответственностью – и управление проектами, и пунктуальность.

Проделав работу, вернулись к результатам – обнаружили огрехи, повлиявшие на объективность умозаключений. Влюбившись в интересную идею, будучи ослеплёнными её простотой, не замечали грубые ошибки, недочёты и упущения:

• Не грёзами строят план обучения. Мечтатель обладает недостаточной информацией для беспристрастной оценки требований.
• Не всё так просто, как кажется. Порой представление о навыке отличалось от программы ШТ – не помогал даже Интернет.
• Необходимо всё перепроверять. И участников голосования, и правильность выбранного пути, и точность заполнения таблиц.

Сделали работу над ошибками, представили карьерный план тремя маршрутами. Это не значит, что верен только один: можно находить общее и дополнять пути. Схожести помогут сделать акценты, различное – позволит выделиться среди прочих кандидатов.

Неожиданные умозаключения, полезные для следующих проектов:

• Рутина стимулирует творчество. Сами по себе числа не отвечают на вопрос: «Что делать?» Выводы и открытия появляются при группировках, выборках, сопоставлениях.
• Приоритеты структурируют. Количество важных навыков пугает. Поможет выделение первоочередных. Ожидающие освоения подгонят в покорении умений первого порядка.
• Не гадайте – измеряйте. В уме занижаем и завышаем значения некоторых параметров. Занесение сведений в документ, изучение и анализ приближают к реальности.
• Критерии всё меняют. Параметры, выбранные для оценивания, влияют на состав топ-рейтинга. Тщательно думайте над показателями и их взаимозаменяемостью.
• Учиться необходимо постоянно. «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»
• Базу нужно знать. Есть навыки, востребованные во многих профессиях и полезные в жизни. Изучение основ молниеносно продвигает по широкому фронту.
• Новые сведения дополняют. Даже если полагаете, что всё знаете, не поленитесь залезть в поисковик. Неожиданные точки зрения дополнят картину мира.
• Всё имеет значение. Одна оценка меняет картину: возносит в список лучших или клеймит неважным. Вес балла познаётся при сравнении альтернатив.
• Подготовка обогащает. Список из 323 названий добавил два десятка незнакомых понятий. Стали в курсе того, чего не знаем и что может быть полезно.
• Забытое удивляет. Часто повторяемое становится обыденным. Выписывание ключевых умений и осмысление поразит прописными истинами.
• Командная работа влияет. Казалось бы, каждый делает свою часть, но при обсуждениях даже одно слово могло оказать сильное влияние.
• Здоровье – всему голова. Без хорошего самочувствия остальное или перестаёт иметь значение, или становится недостижимым.
• Конструктивная критика помогает. Идеи других обнажают несовершенство, нелогичность и хаотичность некоторых подходов.
• Нет простых профессий. Нет лёгкого пути к профессионализму и признанию коллег – всякая должность требует множества умений и длительного времени на их освоение.